Mình nhận được tin nhắn của chị Loan, một khách hàng vừa tổ chức khai trương hôm 14/12/2021. Ngay hôm đó, mình được giới thiệu anh Sơn là một người bạn của chị cũng sắp sửa khai trương văn phòng công chứng mới.
Mình nhắn ngay cho anh Sơn nhưng anh đang bận. Đến tối, anh Sơn mới gọi lại cho mình, lúc đó đã gần 21h00. Anh chia sẻ phải tổ chức sớm vì để qua năm sau sẽ không còn ngày tốt. Văn phòng cũng là ngôi nhà mới của anh, vì vậy, đây là một buổi lễ tiệc với ý nghĩa kép là “khai trương & nhập trạch”.
Vì thời gian khá cận ngày tổ chức là 23/12/2021, chỉ còn 3 ngày và anh còn nhiều việc khác cần chuẩn bị, nên anh nhắn đã được chị Loan cho biết về kinh nghiệm của PITO và nhờ mình giúp anh toàn bộ cho tiệc khai trương, gồm backdrop, âm thanh và thức ăn trình bày theo dạng teabreak sang trọng.
Mỗi khi có những đơn đặt cận ngày và quan trọng như vậy, mình luôn cảm thấy được tin tưởng đi cùng trách nhiệm để đơn hàng được trọn vẹn.
Sáng 21/12, việc đầu tiên trong ngày của mình là ưu tiên đơn hàng của anh Sơn. Đây là đơn hàng thuộc nhóm “Tiệc sự kiện” (catering-based event), có những yêu cầu ngoài thức ăn, vì vậy mình cần phải tìm những đối tác cung cấp dịch vụ liên quan trên hệ thống, và trao đổi qua với họ về các chi tiết trước khi gửi cho khách hàng.
Vì PITO đã có sự liên kết và thống nhất các quy trình, quy cách, giá… từ trước với các đối tác và cũng đã đặt qua họ nhiều lần, nên không quá mất nhiều thời gian cho mình để tìm những đối tác phù hợp.
Menu tiệc teabreak anh Sơn cũng nhờ mình lên giúp, qua hệ thống mình tìm được 5 menu phù hợp, sau khi xem đánh giá và vị trí bếp mình đã chọn menu phù hợp nhất.
Mình nhắn tin vào nhóm chat với anh Sơn và chị Thanh (vợ anh Sơn), những chi tiết và thông tin đối tác, chất liệu, quy cách, giá… để anh chị góp ý và xác nhận. Khi anh chị xác nhận hết các chi tiết, việc cuối cùng là mình lên đơn để anh chị xác nhận trên hệ thống ngay trong ngày 21/12.
Tất cả các công đoạn mình thực tế làm (mà không tính thời gian chờ đợi phản hồi) chỉ mất hơn 30 phút.
Đêm 22/12, đối tác backdrop vào setup cho kịp giờ lành sáng mai.
Sáng sớm 22/12, bạn chuyên viên điều phối (Event Coordinator) là Mạnh Khang đã đến từ 6g00 sáng. Dù công ty của anh chị ở Đồng Nai và Mạnh Khang thì ở TP.HCM nhưng mọi thứ luôn được đúng giờ. Sau đó, Khang gặp chị Thanh để trao đổi một lần nữa về các vị trí setup đồ ăn và có những yêu cầu gì thêm. Chuyên viên điều phối của PITO có vai trò nắm rõ các chi tiết của một bữa tiệc, và là đầu mối liên lạc tại nơi tổ chức. Ở vị trí công việc điều phối này, các bạn có những bộ kỹ năng về tổ chức sự kiện, quản lý trong lĩnh vực F&B…
Mọi thứ được sẵn sàng vào lúc 6g30. Và buổi lễ tiệc diễn ra suôn sẻ với 30 khách tham dự, đúng giờ lành như kế hoạch của anh chị.
Buổi chiều hôm đó, mình nhận được tin nhắn “cảm ơn” của chị Thanh.
Thêm một buổi lễ tiệc khai trương nữa do mình phụ trách thành công tốt đẹp. Mỉm cười và viết lại đôi dòng để nhớ kỷ niệm này.
