Sẽ thế nào nếu công việc của bạn góp phần trong việc đánh dấu cột mốc đặc biệt của ba mẹ?

Trong suốt quá trình học tập và làm việc, chưa bao giờ mình nghĩ sẽ có một ngày những gì mình được học, những kinh nghiệm mà mình tích lũy hay công việc mình đang đảm nhận ở PITO sẽ tạo cho mình cơ hội được đồng hành, góp mặt trong những giây phút ngập tràn cảm xúc, chứng kiến cả một chặng đường và đánh dấu cột mốc kỷ niệm với hai người quan trọng nhất cuộc đời mình - ba mẹ.

Từ giai đoạn tiếp nhận…

Vào một ngày gần cuối tháng 9, anh Duy trìu mến, thủ thỉ những lời nhẹ nhàng mà chất lượng với mình: “Nhi ơi, có khách hàng hỏi đơn tiệc bàn cho khoảng 2.000 người, em chuẩn bị đi gặp khách với anh”.

Đến hiện tại, PITO đã có cơ hội thực hiện nhiều đơn tiệc với những hình thức khác nhau từ Tea break, Finger Food, Buffet, Tiệc Nhanh đến Hội chợ ẩm thực… số lượng khách cũng đã vượt xa mức 2.000 người. Tuy nhiên, với hình thức tiệc bàn, đây có thể xem là một cột mốc mới để chúng mình chinh phục. Đặc biệt, mục đích của sự kiện lần này là Kỷ niệm 65 năm thành lập Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng của trường Đại học Bách Khoa, ĐH Quốc gia TP.HCM.

Nghe đến đây, mình có chút giật mình bởi trong suốt quá trình trưởng thành, mình biết ba mẹ mình (vốn là Cựu sinh viên trường Đại học Bách Khoa) hằng năm đều đến tham dự lễ kỷ niệm thành lập tại trường. Mình mơ hồ tiếp nhận và kết nối các thông tin, dù thời điểm đó đơn tiệc vẫn chưa có ngày tổ chức cụ thể mà chỉ có khung thời gian dự kiến; mình đâu đó khẳng định sự kiện mà khách hàng liên hệ và sự kiện hằng năm ba mẹ tham dự là một.

… đến trao đổi và tư vấn

Sau khi tiếp nhận thông tin sơ bộ và trao đổi cùng với team nội bộ, mình và các bạn theo chân anh Duy đến gặp khách hàng, để bàn bạc sâu hơn về tính chất của sự kiện cũng như hiểu thêm về các yêu cầu và mong muốn của đơn vị tổ chức.

Để có thể giải đáp các thắc mắc về khâu chuẩn bị cũng như củng cố thêm niềm tin của khách hàng; anh Duy và mình thống nhất sẽ tập trung vào hai thế mạnh lớn nhất của PITO, đó là:

• Mạng lưới đối tác đa dạng và có kinh nghiệm; đảm bảo việc đáp ứng khả năng cung ứng ở quy mô lớn. 
• Kinh nghiệm điều phối và phối hợp với các đối tác trong suốt quá trình vận hành của đội ngũ nội bộ.

Trong suốt quá trình lên phương án và chuẩn bị, mình và team không tránh khỏi những khó khăn cũng như thử thách, chẳng hạn:

• Làm thế nào để các đối tác cung cấp khác nhau có thể đồng đều cả về chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
• Với tính chất sự kiện có khả năng biến động khá lớn, tính linh động và khả năng đồng bộ trong giao tiếp được đẩy lên cao độ.
• Sự kiện quy mô lớn và tổ chức ngoài trời, việc đảm bảo An toàn vệ sinh thực phẩm cũng là một yếu tố cần phải được đảm bảo và quán triệt ở từng khâu.

Trước những băn khoăn và lo lắng, những cố gắng của cả team đã có lúc tưởng như phải xếp gọn vào một góc, bởi không chỉ PITO, khách hàng còn có khá nhiều sự lựa chọn dành cho các đơn vị khác. Nhưng sau tất cả, cuối cùng PITO đã nhận được cái gật đầu đồng ý từ phía khách hàng. 

Và cuộc hành trình phía sau

Như các sự kiện lớn khác, để đảm bảo tiến độ của khâu chuẩn bị, việc triển khai set up như dựng lều, khu vực bếp, sắp xếp bàn ghế… cần được thực hiện một ngày trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Và trong buổi Pre-setup này, mình đã có cơ hội được xem qua các video ghi lại chặng đường hình thành cũng như từng cột mốc đặc biệt của khoa Kỹ thuật Xây Dựng trường Bách Khoa - nơi mà ba mẹ mình gặp nhau để rồi từ đó bên nhau đến tận bây giờ.

Được chứng kiến một phần tuổi trẻ của ba mẹ và hiện tại được đóng góp một phần trong việc đánh dấu cho sự phát triển của cả một thế hệ, đó hẳn là một cảm giác thật đặc biệt. Gói gọn những cảm xúc đó vào trong, mình và team lại tất bật hoàn tất những công đoạn cuối cùng để sẵn sàng cho ngày hôm sau.

Thời khắc quan trọng đã đến, 6 giờ sáng cả team thống nhất thông tin lần cuối và sẵn sàng vào vị trí. Mỗi bạn đảm nhận một vai trò khác nhau nhưng tất cả đều tập trung cao độ để hướng đến mục tiêu vì một sự kiện thành công trọn vẹn.
Hơn 9 giờ khung cảnh sự kiện trở nên sôi động và hào hứng hơn bao giờ hết khi lần lượt từng khách tham dự có mặt. Sau khi ổn định đầu giờ, chương trình chính thức bắt đầu với từng hoạt động tri ân và ghi dấu gửi đến khách tham dự.

Theo đúng kế hoạch, từng món ăn lần lượt được phục vụ một cách chỉn chu và bài bản. Với sự đồng hành của hai đối tác, 160 nhân sự ở các vị trí khác nhau, từ quản lý, giám sát, bếp đến phục vụ, tiếp thực… Sau cùng, sự kiện với sự tham dự của 1.900 khách đã được diễn ra một cách suôn sẻ.

Và cũng thật may mắn, trong những lúc loay hoay với việc điều phối, mình vẫn có cơ hội gặp gỡ ba mẹ, để “anh chị nhà” thấy rằng cô con gái đã và đang làm một công việc tuyệt vời cùng những cộng sự cũng tuyệt vời không kém. Dù ngắn ngủi nhưng khoảnh khắc đó, mình một lần nữa có thể khẳng định, ba mẹ đã hoàn toàn an tâm về sự lựa chọn của con gái mình.

Yến Nhi và các cộng sự PITO tại Sự kiện Kỷ niệm thành lập Khoa Kỹ thuật Xây Dựng, trường ĐH Bách Khoa.

Sự kiện khép lại với nhiều cung bậc cảm xúc. Với những người tham gia trong Ban Tổ Chức, chắc chắn sẽ không gì hạnh phúc hơn khi sự kiện thành công tốt đẹp và tạo thêm thật nhiều kỷ niệm với từng thành viên tham dự, trong đó có cả ba mẹ mình.

Quay lại với câu hỏi, sẽ thế nào nếu công việc của bạn góp phần trong việc đánh dấu cột mốc đặc biệt của ba mẹ? Đó hẳn là một trong những niềm tự hào KHÔNG THỂ KHÔNG CHIA SẺ!